“Tietosuojalupaus” (tai ”Yksityisyyden suoja”) (tai ”Tietosuoja”)
Prospera Management Oy:n informointi henkilötietojen käsittelystä
Prospera Management Oy käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n sekä tietosuojalain mukaisesti.
Tämä lupaus henkilötietojen käsittelystä päivittyy tarvittaessa.
Laatimispäivämäärä: 1.6.2020
Yhteystiedot:
Prospera Management Oy
Y-tunnus: 2235759-6
Osoite: Artukantie 60, 20960 Turku
Puhelin: 040-5878364
Tietosuoja-asioista vastaava henkilö:
Sami Rounas
sami.rounas@prospera.fi (tietopyynnöt, aiheeseen liittyvät asiat)
Henkilötietojen käyttötarkoitus
Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuteen tai muun asiallisen yhteyden suhteen hoitamiseen, analysointiin sekä markkinointiin. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain silloin, kun se on tarvittavaa ja mahdollista.
Toiminnassamme noudatamme EU:n lainsäädäntöä henkilötietojen tallentamisesta – tämä lyhennettynä on oheiset kohdat:
- Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja käsittely on läpinäkyvää. Tämä tarkoittaa, että voit milloin tahansa saada tietosi saataville.
- Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä (esim. asiakassuhde ja kirjanpitoon liittyvät toimet).
- Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen
- Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä
- Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää. Yleinen säilytysaika on määritelty 3 vuotta, mutta tämä riippuu tiedosta. Pyydettäessä tarkemmat tiedot saatavilla
- Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna
- Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin perustuen tai liiketoimintaan liittyen mahdollisista uusista asiakkaista. Uusien mahdollisten asiakkaiden tietojen keruu perustuu yritystoimintaan ja keräämme itse tiedot.
- Emme käytä automatisoitua päätöksentekoa henkilötietojen käsittelyssä
Yleinen rekisterin tietosisältö
Etu- ja sukunimi
Titteli
Yhteystiedot (kuten yrityksen nimi, kontaktiedot jne.)
Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto
Markkinointilupa tai kielto
Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot
Tallennamme asiakassuhteeseen liittyen minimitiedot, johon tyypillisesti kuuluu henkilön yksilöity nimi, yhtiö sekä kontaktitiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero.
Tietolähteet
Henkilöltä itseltään
Lisäksi liiketoimintaan liittyen esimerkiksi uusien asiakkaiden hankinnassa voimme käyttää esimerkiksi mediasta poimittuja nimiä, joihin voimme ottaa yhteyttä liiketoimintamielessä
Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat tiedon käyttötarkoitusta.
Luovutamme rajoitetusti henkilötietoja muille osapuolille – tämä käytännössä tarkoittaa oheista:
Käytämme sähköpostimarkkinoinnin työkaluja. Näihin tallennettuna ovat vain nimi, yritys sekä sähköpostiosoite.
Käytämme asiakassuhteiden hoitamiseen CRM-työkalua, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten kokoukset ja muut aktiviteetit.
Osa käyttämistämme palveluista toimii Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja jaamme näihin palveluihin tiedon minimoinnin ja riskien vähentämisen periaatetta noudattaen. Käytämme Privacy Shield -järjestelmään liittyneitä yrityksiä (ja jatkossa korvaavia mekanismeja, kuten mahdollisesti vakiolausekkeita).
Rekisterin suojaus
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat teknisesti suojattuna tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin.
Tietopyynnöt
Halutessasi käyttää oikeuttasi esimerkiksi tietopyyntöön, pyydämme sinua lähettämään sähköpostia osoitteeseen: sami.rounas@prospera.fi